Es frecuente escuchar a trabajadores de empresas de todos los sectores quejarse de sentirse abrumados al recibir una avalancha de emails (donde no todos son relevantes) o de sentirse incapaces de gestionar su correo maximizando la productividad.
Y es que ser digital no significa solamente utilizar herramientas como G Suite de Google. Significa utilizar esas herramientas correctamente y bajo principios de simplicidad, transparencia, eficiencia y colaboración.
Por eso, desde Entelgy, nos gustaría compartir contigo este decálogo de buenas prácticas para que salgas airoso de (casi) todas las situaciones relacionadas con la comunicación digital interna a las que tengas que enfrentarte.
Además, cada una de las 10 recomendaciones de este decálogo se acompaña de la indicación específica de la herramienta GSuite que puedes utilizar en ese caso. Obviamente, si en tu empresa aún no se utiliza GSuite, no pasa nada: es posible utilizar otros canales equivalentes. Al fin y al cabo, lo importante no es el medio; el objetivo es conseguir el mismo comportamiento digital.
Y, por supuesto, si te entusiasman estos consejos tanto como a nosotros, siéntete libre para compartirlos en tus redes sociales.
1 Contactar con una persona o grupo para comunicar algo urgente u obtener una respuesta o acción inmediata
¡Qué no hay que hacer!
Mandar un mail, esperando que se lea y responda inmediatamente.
Las personas más productivas sólo leen el correo 2 o 3 veces al día.
BUENA PRÁCTICA RECOMENDADA
Enviar el mensaje por Hangouts en 1 sola línea, evitando “el chat” de saludos, despedidas o reduciéndolo a un “Hola XXX…” antes de la pregunta o la petición a trasladar.
2 Compartir una noticia de prensa o un artículo de interés para un grupo de personas
¡Qué no hay que hacer!
Enviar por mail, Whatsapp o Hangouts, ya que estos canales deben utilizarse para otro tipo de comunicados.
BUENA PRÁCTICA RECOMENDADA
Post en Google+ a la comunidad interna que corresponda.
Acompañar al documento, foto o enlace con una breve línea de descripción que indique por qué es importante y con qué intención se ha compartido (divulgar, generar un debate, formar una opinión…).
3 Compartir una información elaborada o extensa (de más de 15 líneas de texto) dentro de la empresa
¡Qué no hay que hacer!
Enviar un mail tan extenso que impreso ocuparía más de 2 páginas o enviar un mail con un Word o PDF adjunto (LO PEOR).
BUENA PRÁCTICA RECOMENDADA
Compartir vía Drive un Documento o Presentación con los permisos adecuados para la intención con la que se comparte a cada receptor: “lectura” para solo leer, “comentar” para poder obtener feedback o “editar” para co-crear con el/los receptores.
4 Compartir un chiste o algo gracioso con el ánimo de socializar con compañeros o amigos
¡Qué no hay que hacer!
Utilizar grupos de Hangouts creados con fines profesionales para enviar este tipo de mensajes.
Las personas más productivas silencian los grupos “sociales” para atenderlos cuando tienen tiempo libre.
BUENA PRÁCTICA RECOMENDADA
Si es a una persona determinada, utilizar el Whatsapp personal.
Para un grupo de personas de la empresa, crear un grupo de Hangouts específicamente para comunicar mensajes informales o “chatear”.
5 Compartir un logro o un caso de éxito con muchas personas de la empresa
¡Qué no hay que hacer!
Mandar un email a muchas personas para informarles del éxito. Responder a todos los receptores del email con un “enhorabuena” o “gracias”.
Las personas más ocupadas pueden recibir más de 100 emails a lo largo del día y estos emails les saturan.
BUENA PRÁCTICA RECOMENDADA
Post en Google+ a la comunidad que corresponda. Si procede, cualquier miembro puede comentar o añadir lo que quiera para que todos lo vean.
Se puede felicitar o demostrar apoyo o adhesión simplemente marcando +1 en el post.
6 Concretar una reunión con una o varias personas de la empresa
¡Qué no hay que hacer!
Para reuniones con personas de la empresa, mandar un mail o Hangouts con las disponibilidades, o preguntar por la disponibilidad de cada uno cruzando decenas de mails.
En totalmente ineficiente y complejo.
BUENA PRÁCTICA RECOMENDADA
Consultar la disponibilidad de los asistentes en el Calendario compartido, teniendo en cuenta los posibles desplazamientos antes o después. Reservar sala si es necesario. Indicar en la convocatoria si es pertinente conectarse en remoto vía Meet.
7 Concretar una reunión con una o varias personas de fuera de la empresa
¡Qué no hay que hacer!
Mandar por mail las disponibilidades y cruzar repetidamente más mails hasta concretar la fecha de la reunión.
En muy ineficiente.
BUENA PRÁCTICA RECOMENDADA
Compartir con el cliente o la persona externa un enlace al Calendario web mostrando la disponibilidad en tiempo real, para así agilizar al máximo el proceso.
Es eficiente y transparente, el cliente te lo agradecerá.
8 Crear un cuadrante de tiempos para establecer un programa de reuniones en las que participen diferentes personas cada vez
¡Qué no hay que hacer!
Mandar un mail con una tabla con los horarios y cruzar docenas de correos con todos los participantes hasta cuadrar la agenda de todos
Responder a todos los receptores del correo con “gracias” o “confirmado” (LO PEOR).
BUENA PRÁCTICA RECOMENDADA
Compartir una hoja de cálculo con permisos de escritura en la que estén claramente dispuestos los “slots” de tiempo que se necesitan cubrir, para que cada participante pueda elegir el que más le convenga entre los disponibles.
9 Responder a un correo añadiendo o quitando destinatarios para preguntar algo o cambiar impresiones con los nuevos destinatarios
¡Qué no hay que hacer!
Dar a responder o responder a todos, y seguidamente cambiar o añadir destinatarios.
Mezclar en el mismo hilo de Gmail varias conversaciones con personas diferentes y objetivos diferentes.
BUENA PRÁCTICA RECOMENDADA
Dar a reenviar, modificando el asunto del correo para así crear un nuevo hilo de Gmail, de forma que el hilo original quede limpio de la segunda o tercera discusión.
10 Enviar un mail a un tercero de una conversación en la que el tercero no estaba
¡Qué no hay que hacer!
Siendo uno de los receptores, reenviar el correo a una tercera persona indicando “FYI”.
Esto no es un comportamiento transparente.
BUENA PRÁCTICA RECOMENDADA
Reenviar el correo a una tercera persona indicando “FYI” copiando al emisor del correo original, habiendo obtenido previamente su consentimiento.
Esto sí es ser transparente.
