Fast Invoice de Entelgy ConsultingTech es la solución basada en SAP IM by OpenText que unifica y automatiza la gestión de las facturas del proveedor en una sola herramienta…¡Y sin generar ningún tipo de papel! Descubre la factura paperless de SAP IM y protege el medio ambiente con Entelgy.
VIM (Vendor Invoice Management for SAP Solutions) o SAP IM by OpenText es la solución de procesamiento y gestión de facturas de OpenText líder en la industria que unifica y automatiza todo el proceso en una sola herramienta: recepción, captura y procesamiento de facturas de proveedores, así como su gestión, análisis de discrepancias, aprobación y detección de incidencias, todo ello hasta llegar al pago al proveedor. Además VIM va más allá de las finanzas para cubrir confirmaciones de pedidos, notas de entrega, pedidos de venta y remesas.
La solución Fast Invoice de Entelgy se basa en esta tecnología OpenText para automatizar y simplificar el pago de facturas de nuestros clientes a sus proveedores. Y a todas las ventajas que ofrece la implementación de VIM en el proceso de facturación, se debería incluir la protección del medio ambiente. Protección por la posibilidad de gestionar toda la facturación paperless, es decir, sin usar nada de papel, ni en la recepción, ni en la aprobación ni tan siquiera en las consultas entre diferentes componentes del equipo, o en la propia devolución al proveedor. Se pueden realizar todas estas tareas de un modo digital, favoreciendo la disminución de uso de papel en las oficinas.
Durante el proceso de facturación en una compañía que no tenga VIM implementado es habitual manejar la factura en papel, algún que otro post-it con anotaciones y varios duplicados de la factura para enviarlo a aprobación o, simplemente, para devolver la factura al proveedor. Por lo general se imprimen 4 copias, y además durante la gestión de la factura, los usuarios hacen fotocopias, por lo que el uso de papel se multiplica. Esto, si lo ampliamos a toda la facturación de la compañía, se convierte en una gran cantidad de papel innecesaria.
Si por el contrario, en la misma compañía se implanta VIM, uno de los grandes cambios es que la mayor cantidad de facturas se recibirán en formato digital, ya sea en PDF, IDocs, Fax,… o por correo electrónico. Y será residual la cantidad de ellas que se reciban en formato físico. Por lo que, tanto la visibilidad del estado de la factura por parte de todos los interesados, como el ahorro y la sostenibilidad con el medio ambiente se torna considerable.
Sin embargo, existen algunos países, donde la legislación obliga a mantener el documento físico, por posibles auditorías, durante varios años. Esto OpenText lo ha solucionado, llegando a un acuerdo en algunos países con las diferentes delegaciones estatales para legalizar la digitalización certificada de las facturas recibidas en papel.
En este escenario se firman las facturas digitalmente nada más llegar a la compañía, y después continúa el proceso sin papel. La solución garantiza que tanto el documento digitalizado como la factura contiene la misma información, y por lo tanto, tendría la misma legalidad el documento firmado digitalmente como la propia factura.
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