Mall Aventura Plaza implementó SAP Invoice Management (SAP IM) para alcanzar la excelencia operativa en la gestión de pagos de facturas de proveedores y partners.
La implementación de la solución estuvo a cargo de Entelgy Perú, Partner de Soluciones de Negocio de SAP/OpenText.
Recientemente, ITUsers Magazine publicaba esta noticia de la que nos hacemos eco en nuestro blog:
Mall Aventura Plaza cadena de centros comerciales líder en Latinoamérica tuvo como desafío implementar Oficinas de Servicios Regionales. Para ello, debía automatizar procesos y mostrar a las filiales las mejoras que se obtendrían con una operación centralizada a partir de una solución de gestión de documentos.
«Implementamos la solución hace más de medio año, conjuntamente con nuestra casa matriz y subsidiaria de Colombia, y nos ayudó en el ordenamiento de la información del área Cuentas por Pagar, y nos permitió agilizar los procesos y reducir significativamente el volumen de documentos perdidos”, señala Rosa María Guerra, ingeniera de Servicios de TI para Perú y Colombia de Aventura Plaza y gestora del proyecto.
De izquierda a derecha: Gonzalo Málaga (Business Specialist Center of Excellence SAP LAC) y Rosa María Guerra (Mall Plaza Perú), junto a nuestros compañeros de Entelgy David Sordo, Alberto Heras, Carlos de los Santos y Javier Sandner, en el pasado evento realizado en Perú, donde Mall Plaza Perú fue el caso de éxito presentado.
Antes de la adopción de SAP IM, cada filial contaba con un área contable, propia o externa, que registraba las facturas. Actualmente, han sido reemplazadas por las mencionadas oficinas centralizadas, en las que una persona se encarga del escaneo, la verificación y la indexación de los documentos. «El proceso es ahora automático: quedó atrás ese procedimiento que las facturas comenzaban a ser procesadas recién cuando llegaban a los escritorios”, resalta Guerra.
La ejecutiva añade que el ahorro de tiempo en el proceso de gestión de documentos es uno de los principales beneficios obtenidos. Ahora se procesan, se registran e ingresan por el escáner; y, desde ese momento, quedan contablemente en el sistema y están listos para ser pagados. «Asimismo, se lograron reducciones sustanciales en tiempos. Los cierres contables, por ejemplo, solían ser procesos largos, tediosos y manuales en el que participaban varias personas y cuya ejecución tomaba varios días”, indica Guerra.
Señala, asimismo, que otro de los beneficios obtenidos por Mall Aventura Plaza tiene que ver con las mejoras en el gobierno de la información y la adopción de normas que facilitan la gestión de cuentas por pagar. En la actualidad, las facturas pueden ser ingresadas al sistema únicamente si cuentan con las órdenes de compra respectivas. «En el pasado se recibían las facturas y el responsable del servicio debía emitir la Orden de Compra. Hoy tenemos garantizada la gobernabilidad del ciclo de vida de los documentos y la transparencia de la información”.
SAP Invoice Management de OpenText
Esta solución permite a los clientes, en menos de 35 días, comenzar a usar la herramienta obteniendo ahorros importantes asociados a la Gestión, Control y Acceso a las facturas de proveedores, obteniendo los siguientes beneficios para sus negocios: reduce el tiempo de implementación, facilita el uso dentro de la compañía, incrementa el control de los documentos y organiza el proceso de cuentas a pagar.
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«Implementamos la solución hace más de medio año, conjuntamente con nuestra casa matriz y subsidiaria de Colombia, y nos ayudó en el ordenamiento de la información del área Cuentas por Pagar, y nos permitió agilizar los procesos y reducir significativamente el volumen de documentos perdidos”, señala Rosa María Guerra, ingeniera de Servicios de TI para Perú y Colombia de Aventura Plaza y gestora del proyecto.
De izquierda a derecha: Gonzalo Málaga (Business Specialist Center of Excellence SAP LAC) y Rosa María Guerra (Mall Plaza Perú), junto a nuestros compañeros de Entelgy David Sordo, Alberto Heras, Carlos de los Santos y Javier Sandner, en el pasado evento realizado en Perú, donde Mall Plaza Perú fue el caso de éxito presentado.
Antes de la adopción de SAP IM, cada filial contaba con un área contable, propia o externa, que registraba las facturas. Actualmente, han sido reemplazadas por las mencionadas oficinas centralizadas, en las que una persona se encarga del escaneo, la verificación y la indexación de los documentos. «El proceso es ahora automático: quedó atrás ese procedimiento que las facturas comenzaban a ser procesadas recién cuando llegaban a los escritorios”, resalta Guerra.
La ejecutiva añade que el ahorro de tiempo en el proceso de gestión de documentos es uno de los principales beneficios obtenidos. Ahora se procesan, se registran e ingresan por el escáner; y, desde ese momento, quedan contablemente en el sistema y están listos para ser pagados. «Asimismo, se lograron reducciones sustanciales en tiempos. Los cierres contables, por ejemplo, solían ser procesos largos, tediosos y manuales en el que participaban varias personas y cuya ejecución tomaba varios días”, indica Guerra.
Señala, asimismo, que otro de los beneficios obtenidos por Mall Aventura Plaza tiene que ver con las mejoras en el gobierno de la información y la adopción de normas que facilitan la gestión de cuentas por pagar. En la actualidad, las facturas pueden ser ingresadas al sistema únicamente si cuentan con las órdenes de compra respectivas. «En el pasado se recibían las facturas y el responsable del servicio debía emitir la Orden de Compra. Hoy tenemos garantizada la gobernabilidad del ciclo de vida de los documentos y la transparencia de la información”.
SAP Invoice Management de OpenText
Esta solución permite a los clientes, en menos de 35 días, comenzar a usar la herramienta obteniendo ahorros importantes asociados a la Gestión, Control y Acceso a las facturas de proveedores, obteniendo los siguientes beneficios para sus negocios: reduce el tiempo de implementación, facilita el uso dentro de la compañía, incrementa el control de los documentos y organiza el proceso de cuentas a pagar.
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